Protéger vos fichiers pendant des années avec Windows et Windev

Nous sommes de plus en plus nombreux à n'imprimer les documents, que lorsque l'on ne peut pas faire autrement. Le zéro papier rentre dans les habitudes, pour la bonne et simple raison que nos envois de documents se font aussi de plus en plus par voie électronique : e-mail, application, site Web, messagerie instantanée, etc.

Cela implique de devoir protéger nos fichiers (PDF, Doc Word, Tableaux Excel, etc.). En effet, nous stockons et archivons tous nos fichiers soit sur un PC, soit dans le Cloud. Dans les deux cas, il devient extrêmement important de ne pas perdre un fichier. Mais, comment être sûr de ne par perdre un fichier. Ne vous est-il jamais arrivé de chercher un fichier que vous aviez consciencieusement classé, mais qui reste irrémédiablement introuvable ?

De 2 choses l'une, soit il est si bien classé que vous ne le retrouvez pas. Dans ce cas, un bon moteur de recherche devrait vous permettre de le retrouver. Soit, il a été effacé par erreur.

Une des solutions est l'utilisation de logiciels GED (Gestion Électronique de Documents) voir https://bit.ly/3wUqufP. Ces logiciels sont efficaces et rajoutent une "surcouche" à votre système d'exploitation dans la mesure où ils vous permettent de classer vos documents, de les chercher et les visualiser facilement. Mais, finalement, Windows le fait déjà presque bien.

Sous Windows, vous pouvez classer vos documents dans des répertoires et des sous-répertoires. Vous pouvez les rechercher et les prévisualiser sans les ouvrir.

Ce que les logiciels de GED et les services Cloud peuvent rajouter, c'est la gestion des versions des documents, l'accès partagé aux documents. Mais, le problème de la protection des fichiers reste entier. Parce que au bout de 10 ans, comment être sûr qu'un fichier n'aura pas été supprimé ? Les logiciels de GED utilisent le Cloud et une gestion des droits des utilisateurs. C'est adapté pour les entreprises, mais pas pour un usage personnel.

Personnellement, il m'est arrivé de supprimer des fichiers par erreur, une fausse manipulation sous Windows est vite arrivée, par exemple, en déplaçant sans s'en apercevoir, un répertoire avec la souris. Si on s'en aperçoit sur le champ, c'est facile à récupérer. Si on ne s'en aperçoit pas, le jour où l'on cherche les fichiers concernés, ils auront disparu.

La première règle, c'est évidemment de sauvegarder très régulièrement vos fichiers. Plusieurs niveaux de sauvegardes sont à mettre en place :

• une sauvegarde instantanée, du type sauvegarde dans le Cloud (One drive, Google Drive), ou sur une autre machine (cloud privé) avec des applications comme Syncthing ou Resilio par exemple. Pour ma part, je privilégie la seconde solution, car je n'aime pas trop donner mes données aux GAFAM. Ce type de sauvegarde est important pour éviter de perdre du travail immédiat en cas de plantage du PC ou d'une application. Mais, si vous avez supprimé un fichier par erreur, l'erreur se propage. Dix ans après, il sera difficile de la récupérer…
• Des sauvegardes sur des supports externes (Clefs USB, Disques externes, NAS,...). Ces sauvegardes sont très utiles en cas de plantage du PC ou de piratage. Il est conseiller d'en avoir plusieurs (rotation des sauvegardes) et toujours une déconnectée (utile en cas de piratage et de cryptage de vos données). Évidemment, tous vos supports externes doivent être cryptés, pour que personne d'autre que vous, ne puisse y accéder. Sous Windows, Bitlocker fait très bien l'affaire. Mais, là aussi, si vous supprimez un fichier par erreur, au bout de plusieurs années, il aura disparu des sauvegardes. Sauf à garder des sauvegardes sur de longues périodes. Par exemple mettre en archive une sauvegarde tous les ans, non modifiable. Dans ce cas, vous pourrez remonter le temps.
• Des sauvegardes immuables : de temps en temps, une fois par an, par exemple, graver vos fichiers sur des CD/DVD ou bandes, en lecture seule. C'est comme les sauvegardes que vous mettez de côtés tous les ans, mais sur d'autres supports. Cela ne solutionne pas non plus la perte d'un document.

L'ultime solution, c'est de rendre vos fichiers impossibles à supprimer directement sous Windows, avec la gestion des droits de Windows.

Cette solution permet de protéger vos fichiers à la source. Elle consiste à utiliser l'utilisateur "Tout le monde" et à rajouter pour cet utilisateur un droit spécifique pour lui interdire de supprimer/modifier un fichier. 

Ainsi, vous ne pourrez pas vous-même modifier, déplacer ou supprimer. Vous serez obligé de supprimer les droits pour pouvoir déplacer, supprimer ou modifier votre fichier. Au passage, c'est une très bonne protection contre les ransoware et le cryptage de vos données. Avec cette technique, un logiciel espion ne pourra pas crypter vos données.

Personnellement, j'utilise cette technique et elle fonctionne très bien. J'ai aussi développé un projet en Windev pour simplifier la mise en œuvre de cette technique. Le projet utilise des commandes PowerShell avec des droits Administrateurs.

Si vous aussi, vous souhaitez améliorer la sécurité de vos données, que ce soit pour vos données personnelles ou vos données d'entreprises, contactez-nous sur info@sealog.info.